常见问题解答Q&A




 出国(境)申报篇

Q1.批件到底是个什么文件?批件有什么用?出国我要带着吗?

我校是国家赋予一定外事审批权的高校,所以学校可以出具因公出国(境)任务批件,赴台批件则由台办出具。这份批件有规定的样式,以证明您获得了可以因公派出的许可。正式的任务批件用于学校统一办理因公护照和签证,个人不需要也不可以用这份文件办理任何签证手续,也不要带出国(境)。

Q2.护照正好在我手里还有有效签证,我没申报了就出国了,回来补报可以吧?

未经审批同意不能出国,这与是否有有效签证无关。按照规定,我们不受理任何的逾期申报及事后补报。

Q3.我什么时候才知道我的审批通过了?

流程审核通过后,您第一时间就会收到系统自动发出的短信和邮件。如果没收到,一般都还在流转中,请登录国合部外事服务平台页面,在“已办事项”中,选择您的流程,打开之后在页面的最上方的绿色进度条能看到流程的进行程度,在页面的下方可以看到具体审批的单位。需要办理因公签证的,此刻起就可以直接将签证材料准备好,带到窗口办理。

关注手机“外事服务平台手机客户端”,可手机同时查询流程进度。

Q4.出国(境)应提前多久申报?

按照规定,需至少在出访前7个工作日提交出访申请至学院校国合部审核,需要办理护照签证的老师请合理把握时间提前申报,尤其是美国等较难出签的国家建议预留足够时间。

Q5.现在所有的出国境申请都通过我校外事服务平台申报吗?

校长书记以外的所有老师申请出国或赴港澳地区都需通过国合部外事管理系统申报,校长书记出国(境)及所有出访台湾地区的人员仍通过中科院ARP系统申报。

Q6.我马上要去国外做访问学者一年,期间去别的城市或别的国家参加学术会议,还需要办理手续吗?

仍需通过系统进行因公临时出国(境)申报,审批通过后按照批件日期出行。

Q7.怎么算出访时间?

出访执行任务时间包含从中国出境至回国抵达中国境时间,不只包含在外停留时间,即证照上海关出入境章所示时间。

Q8.邀请方只给我一个电子邮件,可以进行校内审批吗?

不可以,必须提供正式的邀请信。校内审批使用电子版的正式邀请信即可,但办理因公签证时,不同的国家对邀请信有不同的要求(详情请见网站“签证办理”各国要求)。例如,日本短期出访签证办理所需的三书,请您及时向日方索要三书原件,以确保您的签证正常送签。

 证照签证篇

Q1.什么是因公证照?

我校通常使用的因公证照包括因公普通护照和因公赴港澳通行证,用于出国、赴港澳地区执行公务。

Q2.因公护照和因私护照相比不同的地方究竟在哪里?

因公护照由外交部颁发,用于执行公务;因私护照由出入境管理局颁发,用于探亲访友、旅游等私人活动。

Q3.我怎么办理因公护照?

因公护照由外交部颁发,凭因公出国(境)任务批件方可办理。办理具体参见https://oic.ustc.edu.cn/abroad/%e6%8a%a4%e7%85%a7%e5%8a%9e%e7%90%86/

如果出访的邀请方需要有因公护照号码才发邀请信,请告知邀请方说明情况。

Q4.我去香港的申请已经下来了,去香港有因公的证件吗?

出访香港和澳门有因公的港澳通行证,办理手续与出国类似,校内审批通过之后,将要求提交办理所需材料,详情参见网站。

Q5.因公证照过期了怎么办?新办的护照和旧证的证件号一样吗?

因公护照及因公港澳通行证过期、因公护照距离出访日期不足六个月(因公港澳通行证距离出访日期不足三个月)均需重新办理,具体办理要求参见https://oic.ustc.edu.cn/abroad/%e6%8a%a4%e7%85%a7%e5%8a%9e%e7%90%86/

新发证照的证件号不同于旧证照。

Q6.外籍人员可以办理因公护照吗?

因公护照及因公港澳通行证只有中国籍公民才能办理,如是外国公民,则持本国护照出访。

Q7.我因公护照或因公港澳通行证丢失了怎么办?

如您在境内遗失因公护照,应立即登报挂失并自遗失之日起2个工作日内向国合部暨港澳台办提交书面报告。

如您在境外遗失因公证照,应立即向当地警察部门报案并取得相关证明,持此证明向中国驻当地使领馆或驻香港、澳门特别行政区特派员公署报告,同时第一时间向国合部暨港澳台办报告。在完成报告后,向中国驻当地领事馆或驻香港、澳门特别行政区特派员公署申请办理临时旅行证件。

无论如何,遗失证照都是件极其麻烦的事情,请妥善保管好您的证照。

Q8.除签证要求必须购买境外报销的国家,其他国家出境可以购买保险吗?

按照最新规定,为了所有出国(境)教职工的人身安全考虑,现所有出国(境)教职工均需购买境外人身保险,保险费用据实报销。

Q9.我因私护照上有美国十年多次签证,我可以持因私护照出访吗?

短期因公出国境执行公务,按规定必须持因公证照出访。目前根据美国的签证政策,即使因私护照上有有效签证也可以同时在因公护照上申请美国签证。

Q10.我因公护照上已有有效的目的国签证,但是护照过期了,我该办理什么手续?

部分国家如美国、英国等使馆签发多次入境签证,在签证有效期内出访该国不再需要办理签证,但出访人需办理新护照,办理同时需递交含有有效签证的旧护照。护照办好后,安徽省外办将于新护照上备注载有有效签证的旧护护照号,出访人需同时持有该两本护照出行。

Q11.签证多久可以办好?

每个国家的出签时间各不相同,为顺利办理签证,请申请人按照签证要求准备。但使馆对于签证要求时常发生变更,如国际处网站没有及时更新,还请见谅。签证材料以网站要求为准,个别特殊情况需按照安徽省外办、使馆需要另外补充材料。(照片拍摄时间、照片尺寸、照片中脸的比例、邀请函是否是原件、所填个人信息是否有误等都是需要申请者格外注意的问题)。签证办理进度可通过外事服务平台查询。

Q12.我的签证都送去超出规定的工作日了,为什么还没签出来,可以加急吗?你们帮我给领馆打个电话催一下吧。

签证是对方国家给予我国公民出入其国境的证明材料,签证的签出以领馆发放为准,我们无权干涉也无权要求其必须于某天签出。签证一旦签出,我们会按规定的工作程序中由安徽省外办领出,我们领取后会尽快通知您。

根据外办工作管理规定,签证送签均按规范进行办理。我们不得直接联系领馆,不得出于个人或单位要求干涉其签证办理。

Q13.前往免签、落地签、电子签国家需要注意什么?

除护照外,一定要带上安徽省外办出具的“出境证明”,否则海关不予放行。

 出行及报销篇

Q1.会议开好了,我想顺便在国外其他城市看望几个朋友,不报销,这样可以吗?

因公出国境不能安排因公任务之外的活动,也不允许绕道和任意更改行程与超出批件时间的逗留。请您按批件时间准确出入境。

Q2.批件已经通过签证也办好了,现在我们有人不去了,怎么办?

请在总结时将未出访的人员删除,统一在做总结时完成。因出国申请为全过程管理,故所有人申报人,无论最终是否出访、是否要求报销,每个出访任务都需登录外事服务平台,在“国际交流”项下选择“因公出国(境)报销申请”,完成总结报销流程(未出访只需简单勾选)。

Q3.报销需要哪些材料?

回国七日内归还因公护照/因公港澳通行证并提交出访总结后,将可通过批件自助打印机打印报销专用批件,另需附出境报销单、事后公示表、护照首页签证页出入境签章页、其他经批准的特殊情况说明、邀请信复印件、所有票据。