● 线上国际会议申报及报销




线上国际会议申报及报销

1.填报方法。

根据上级单位相关要求,在线参加国际会议需提前审批(至少提前7个工作日),请各位老师通过系统填报参会申请,原中科院ARP系统申请方式即日起停止使用。申报方式:通过学校官网—“信息门户”—“办事大厅”—“教职工参加线上国际会议申请”申报,或直接输入外事管理服务系统网址(abroad.ustc.edu.cn)选择首页的“线上会议”进行申报。在信息填报过程中如有疑问和建议,可随时联系。联系人:慕雨,63600571、晏文静,63602769;

2.审批流程

在上述内容填写完毕后进入学校内部流转审核程序(申请人填报-学院外事主管审核-学院负责人审核/单位分管校领导-校外事主管审核)。内部流转审核结束后,申请人会收到短信及邮件提醒,可登陆(abroad.ustc.edu.cn)自行打印“参加线上国际会议审批表”供费用报销时使用;

3.查看进度。

各位老师如需查看流程进度,可登陆外事管理服务系统(abroad.ustc.edu.cn)首页,查看“我的事项”—“进行中事项”,点开对应申请事项查看即可;

4.事后报销

①线上参会结束后,需在外事管理服务系统(abroad.ustc.edu.cn)—“因公出国”—“出访总结与报销申请”中进行填报申请,填写完成后提交学院外事主管进行审核并公示,公示时间为5个工作日。外事主管审核通过并公示完成后,生成《中国科学技术大学参加线上国际会议事后公示总结表》,出访团组即可进行报销事项。②登录财务网站,进入“国际差旅”板块,填写出境报销单。③参会人员持财务处网站打印的报销单、参加线上国际会议审批表、参加线上国际会议事后公示总结表、邀请函、相关需报销的票据赴财务处报销即可,此后无需国合部审核。